MODULO I
”ELABORA Y GESTIONA LA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA DE LA ORGANIZACIÓN”
1.1 El Mundo de la Empresa
Concepto de Empresa. Elementos Integrantes. El ciclo de producción y económico de las empresas. Clasificación de las Empresas. Los modelos organizativos.
Los Departamentos y sus funciones.
El Departamento Comercial. El Departamento Financiero. El Departamento Administrativo. El Departamento de Recursos Humanos. El Departamento de Producción.
La financiación de las Empresas
La financiación propia. La financiación ajena. Créditos Bancarios. Los costes de las empresas.
1.2 Instituciones Bancarias
El banco. Apertura de Cuentas. Banca Digital o Telebanca. Cheques: Nominativo y no negociable. Solicitud de saldo, Disposición de efectivo, Depósitos, Endosos.
Conciliación Bancaria, Divisas, Documentos. Cajas de seguridad. Inversiones. Ahorro
La importancia de la Protección al Ahorro. Otros Servicios bancarios
1.3 El Comercio y La Operación de Compra-Venta
Antecedentes del Comercio. Los Comercios, Negocios, Empresas. Comerciantes. Reglamentación de los Actos de Comercio. Trámites para la apertura de un establecimiento ante el Departamento del Distrito federal (DDF). Directorio de Demarcaciones Politicas. Operación de Compra. Requisición de Almacén o Requisición de Compra. Operación Venta. Operación de Venta a Plazos.
1.5 Documentos Diversos y la imagen empresarial telefónica
Recibos: Recibos descriptivos, Recibo por pago de honorarios, recibo por arrendamiento o subarrendamiento de inmueble.
El Vale. Comprobante de Gastos. Carta Poder
1.6 La Imagen Empresarial Telefónica
Personalidad telefónica efectiva. Las descortesías. Reglas básicas telefónicas
El fono memo. Las frases prohibidas. Malos hábitos al escuchar. El código de deletreo.
1.7 Prácticas Informáticas
Práctica 1: La seguridad en los documentos.
Práctica 2: Protección del correo mediante PGP
Práctica 3: Trabajo con documentos en red.
2. Participa en la elaboración de documentos administrativos del departamento de recursos humanos.
2.1 La comunicación Escrita
La comunicación Interna. El acta. La circular. El Informe. El memorando.
La comunicación Externa. Los medios de comunicación. Los servicios telegráficos.
2.2 Elaboración de Documentos
Acuerdo. Notificación. Ley. Decreto. Edicto. Reglamento. Instructivo o Manual de Procedimiento. Dictamen. Convocatoria. Orden del Día. Correo Electrónico. Giros. El Correo. Señalización. Mensajería
2.3 Documentos Oficiales
Definición. La instancia. El Oficio. El Certificado.
2.4 Documentos Mercantiles
Introducción.
Documentos de compra-venta. Pedido. Nota de entrega. Facturas. Factura Electrónica. Documentos de cobro y pago.
2.5 Documentos Laborales
El contrato de trabajo. El Salario. La Nomina o el Recibo Salarial. La Cotización.
2.6 Documentos Personales
Currículum Vitae. Clave Única de Registro de Población. Tramite para el Registro Federal de Contribuyente. Constancia de Percepciones y Retenciones. Permiso de trabajo para menores de 18 años. Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). Sistema de Ahorro para el Retiro. Tramitación del Pasaporte. Renovación del Pasaporte. Obtención de Visa. Trámite para la Gestión de Licencia de Manejo. Trámite de Cambio de Propietario de Vehículo. Refrendo de Vehículos Particulares.
3. Redacta y requisita la documentación propia del departamento aplicando las normas del lenguaje y comunicación.
3.1 Redacción.
La comunicación lingüística
La comunicación lingüística
Concepto de redacción: forma y fondo de un escrito
El estilo: concepto y cualidades de estilo
Defectos del Estilo
Defectos del Estilo
Vicios en el lenguaje
3.2 La Correspondencia Comercial
Introducción.
Correspondencia de Trámite
La carta: Su definición, sus elementos y estructura física
Trámites de Respuesta: Acuse de Recibo, Enterado, Como lo Pide, No Procede
Desarrollo de acuerdos: Carta Comercial. Carta de Pedido. Carta de Solicitud. Carta de Remisión. Carta de Aviso. Carta de Notificación de Órdenes. Carta de Carácter Administrativo. Carta de Agradecimiento. Carta de Reclamación. Carta de Respuesta a una Reclamación. Carta de Envío de Extracto de Cuenta. Carta de Impagos. Carta de Asuntos Varios.
Abreviaturas más usuales utilizadas en las cartas.
Conclusiones finales para la correcta elaboración de cartas.
El Oficio: su definición y elementos. Su empleo extraoficial. Oficio-Circular
El Memorándum: su definición y elementos.
La Circular: su definición y elementos. Su estilo y formas de distribución.
La Constancia y el Certificado
Comunicaciones Urgentes: Telegrama, Telefonema, Telefax.
4. Controla la documentación con base en los manuales del departamento de recursos humanos y de la organización.
4.1 Requisitos de la documentación
4.2 Gestión de la Correspondencia
Correspondencia de entrada. Correspondencia de Salida.
Impresos Normalizados. Series empleadas en la normalización.
Control de documentos
Procedimientos de Control de Documentación
4.4 Manual de Procedimientos de Recursos Humanos
4.5 Manual de la Organización
5. Reconoce la importancia del resguardo de la documentación en la organización.
5.1 La importancia de los métodos para el manejo de documentos
Equipo y materiales.
El ordenamiento de los Elementos del Archivo
5.2 Archivo de documentos
Introducción
El Archivo. Generalidades y Terminología. Características que debe reunir un archivo. Elementos que se usan habitualmente en un archivo.
División de los Archivos. La integración de los Archivos. Higiene de los Archivos
Elementos Auxiliares para el Ordenamiento de documentos
La Organización de los Archivos en relación con las instituciones
6. Aplica el proceso para guardar los expedientes en el mueble de archivo.
6.1 Manejo de la correspondencia y conformación de expedientes
6.2 Técnicas de Archivo
Importancia y Finalidad. .Tipos de Archivo
Sistemas de archivo
Archivo Alfabético
Archivo Geográfico
Archivo por Asuntos
Archivo Cronológico
Sistemas Indirectos de Archivo
El sistema Numérico
El sistema Decimal
6.3 Organización de un Sistema de Archivo
Procedimientos para archivar
Sugerencias para una buena clasificación.
7. Clasifica documentación interna y externa para integrar el expediente.
7.1 Gestión de la Correspondencia
Control de la Comunicación Escrita.
Correspondencia de entrada. Correspondencia de Salida.
Clasificación de Documentación: Interna, Externa.
7.2 La formación de expedientes
La colocación de los expedientes
Procedimientos
Conservación de Expedientes
8. Organiza la documentación conforme al sistema ordenador.
8.1 La Catalogación
La formación de los Catálogos. La Redacción de los Asientos. Elementos. Escritura de los Asientos de las Cédulas. Las Reglas Catalográficas. Los Asientos Cedularios (Modelos)
8.2 Los medios Electrónicos
Introduccion.
Fax. Redes. Internet. Intranet.
9. Realiza registro de préstamos y nuevos expedientes, determinando cuantos y cuales se tienen en existencia.
9.1 Técnicas y reglamentos de control de expedientes
Préstamo de Expedientes
Transferencia de Expedientes
Los Expedientes en los muebles
10. Depura los archivos electrónicos y manuales inactivos.
10.1 Actualización de sistemas de registro
Concepto. Características.
Mantenimiento del Archivo. Conservación de Documentos. Destrucción de Documentos.
10.2 Procedimientos de actualización y depuración
Informáticos
Manual
Mecánico
Registro de depuración
Vigencia
Frecuencia
Utilidad
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